Кадровое делопроизводство. Кадровый учет

         Кадровое делопроизводство - это комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по учету и движению кадрового состава организации, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений.

         Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

        Грамотное ведение кадрового делопроизводства позволяет четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений.

        Кадровую документацию можно систематизировать по различным признакам.

        Выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личные карточки работника, личные дела и другие.

2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).

           По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор (контракт);
- приказ о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:
- заявление о переводе на другую работу;
- приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:
- график отпусков;
- заявление о предоставлении отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:
- служебная записка о поощрении;
- приказ о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

          Кадровую документацию можно также классифицировать по следующим признакам:

1. Организационно-правовая документация:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о структурном подразделении;
- график отпусков;
- должностные инструкции.

2. Персональная документация:
- трудовая книжка;
- личное дело;
- личная карточка работника.

3. Договорная документация:
- коллективный договор (соглашение);
- трудовой договор (контракт).

4. Распорядительная документация:
- приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:
- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

6. Информационно-справочная документация.

        Я предлагаю Вам услуги по постановке, аудиту, восстановлению и ведению кадрового делопроизводства.

        Услуги по постановке кадрового делопроизводства я предлагаю вновь созданным организациям.

        В рамках данной услуги разрабатываются локальные нормативные акты предприятия, шаблоны текущих документов по учету кадров, рабочего времени, учетно-регистрационные документы, бланк приказа, бланк письма, журналы учета движения кадров.

        Услуги по восстановлению кадрового делопроизводства.

        Данную услугу я предлагаю организациям, где кадровое делопроизводство не ведется с момента регистрации организации или ведется ненадлежащим образом, а также в случае утраты документации.

        Аудит кадрового делопроизводства - процедура, направленная на проверку соответствия ведения кадрового делопроизводства в организации требованиям действующего законодательства, на выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.

        В ходе проведения кадрового аудита проверяются наличие и соответствие действующему праву локальных нормативных актов, документов по учету кадров и  рабочего времени.

         Услуги по ведению кадрового делопроизводства предлагаются организациям, не имеющим в штате специалиста по кадровому делопроизводству.

         Ведение кадрового делопроизводства включает в себя:

1. Оформление приема работников:

- прием от граждан документов, необходимых при приеме на работу;

- оформление направлений в учреждение здравоохранения для прохождения предварительного медицинского осмотра;

- оформление приказов о приеме работников;

- оформление трудовых договоров (контрактов);

- оформление договоров о полной индивидуальной материальной ответственности или о коллективной (бригадной) материальной ответственности;

- внесение записей о приеме на работу в трудовые книжки;

- внесение записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- оформление личных карточек формы Т-2;

2. Оформление личных дел работников:

- оформление личных листков по учету кадров;

- оформление дополнений к личному листку по учету кадров;

- контроль над предоставлением работниками копий документов, необходимых для формирования личных дел;

- оформление описи документов личного дела;

- формирование личного дела работника;

3. Оформление увольнения работников:

- подготовка приказов об увольнении работников;

- внесение записей об увольнении в трудовые книжки работников;

- внесение записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

4. Оформление перемещения работников, перевода работников на другую работу, должность, изменения существенных условий труда:

- подготовка уведомлений нанимателя об изменении существенных условий труда;

- подготовка приказов о перемещении, переводе, об изменении существенных условий труда;

- подготовка дополнительных соглашений к трудовым договорам (контрактам);

- внесение соответствующих записей в трудовые книжки работников и в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- внесение изменений и дополнений в личные дела работников;

- подготовка уведомлений о продлении (прекращении) контракта;

- подготовка дополнительных соглашений о продлении контракта;

- подготовка приказов о продлении контрактов;

5. Оформление отпусков работников:

составление графика трудовых отпусков;

оформление приказов о предоставлении трудовых и социальных отпусков;

6. Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий:

- подготовка приказов о поощрении;

- подготовка приказов л наложении дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение).

7. Разработка локальных нормативных правовых документов (должностные инструкции (для руководителей и специалистов), и рабочие инструкций (для рабочих); правила внутреннего трудового распорядка и др.).

 

       Если у Вас возникли вопросы по ведению кадрового делопроизводства в Вашей организации, Вы можете воспользоваться услугой по консультированию по вопросам ведения кадрового делопроизводства.

       Наш опыт и профессионализм помогут Вам минимизировать Ваши предпринимательские риски!